Tratamiento de Datos

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los miembros de la empresa serán los encargados del área destinada a recolectar la información (Talento Humano, y Dirección Financiera).

Los temas referidos al mismo serán tratados por el personal designado del área encargada de recolectar la información. Cualquier inquietud o comentario sobre el tratamiento de datos que prestará la empresa podrá comunicarse a la siguiente dirección de correo:

info@trf-s.com

2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS.

• Mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicación eficiente relacionada con los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la empresa, sus clientes y/o terceros contratados por la empresa.

• Realizar estudios sobre hábitos de consumos, investigaciones de marca, y determinar la calidad de los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la empresa y/o sus clientes.

• Contratación, ejecución y comercialización de los productos, servicios, eventos, comunicaciones y contenidos de la empresa.

• La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos.

• Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes de la empresa.

• Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el negocio de los clientes actuales y futuros de la empresa con el fin de prestar servicios de comunicaciones estratégicas, publicidad y mercadeo.

• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas en el momento de la recolección de los datos personales.

3.FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS.

La agencia podrá pedir expresamente los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, experiencia, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, compras realizadas, gustos. Los datos podrán ser suministrados a la empresa, recolectados personalmente, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados en eventos, reclamaciones, solicitudes, encuestas, propuestas, o solicitudes de participación en proyectos, programas, eventos, a través de la página web, etc., siempre y cuando medie una autorización expresa de los titulares de los datos personales.

La agencia no recopilará datos considerados como datos sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos. Estos datos solo se podrán recopilar bajo autorización escrita de la persona.

4.AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa por escrito, el titular autoriza expresa e inequívocamente a la empresa para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la Ley.

5.TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE LA EMPRESA.

La empresa solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidades descritas y para los tratamientos expresamente autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes.

La empresa cumplirá con el Registro Nacional de Bases de Datos de acuerdo con lo establecido por el Decreto 886 de 2014. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el trabajador expresamente autoriza a la empresa para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

• Establecer comunicación entre la empresa y el trabajador para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política de privacidad, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos;

• Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar

  programas, proyectos y eventos;

• Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionale.

• Cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el

cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de la empresa o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley.

• Los demás establecidos en la Ley.

6.SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS.

La empresa podrá solicitar autorización para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Privacidad en su página web, o en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.

7.INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la agencia declara que la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, por lo tanto, cuando la empresa deba recolectar datos personales de menores deberá contar con la autorización previa, expresa e informada de los padres o del representante legal del niño, niña o adolescente.

La empresa nunca recolectará datos sensibles de menores, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos sensibles de menores de edad. Si, por la actividad a realizarse, se llega a recolectar datos personales de menores, se contará con la autorización previa de sus padres y/o representantes, especificando la finalidad de la información recolectada por la agencia. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad sin autorización o información sensible, ésta será suprimida de las bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.

8.ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El titular deberá autorizar expresamente a la empresa para que esta almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables.

Las bases de datos que tenga la empresa cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos en las condiciones establecidas por el Decreto 886 de 2014.

9.MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Las medidas de seguridad con las que cuenta la empresa buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, la empresa, de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES.

La empresa informa que, conforme a la legislación vigente, las personas tienen entre otros, el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales,

• Solicitar prueba de la autorización otorgada,

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus

datos personales,

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones a lo dispuesto en laLey,

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato,

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto

de tratamiento.

11.CONTACTOS

Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La empresa tendrá a disposición de los titulares una persona del área encargada para atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización. Para lo anterior, el titular deberá comunicarse al siguiente correo electrónico: info@trf-s.com

12.PROCEDIMIENTOS

• • Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

  • Peticiones y consultas sobre datos personales. Cuando el titular de los datos, su representante legal o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, la empresa responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días o en el plazo máximo establecido por Ley. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará de los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazo máximo establecido por Ley.

• Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos sobre datos personales. Cuando el titular de los datos, su representante legal o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que en ningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecido por Ley:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la empresa con la identificación de los titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la empresa podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la empresa no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga » trámite abierto como reclamo» y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las dirección o correo electrónico de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad

13. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, que en todo caso no será inferior a 60 años.

Los datos personales incorporados en la base de datos cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos creado por la Ley 1581 de 2012 y reglamentado por el Decreto 886 de 2014.

14. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será comunicado oportunamente a los titulares mediante publicación en el portal web

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar

a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretenda dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, lo datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pued generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las conviccione religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de

derechos humanos o que promuev intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realic el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de dato personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsabl del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio d la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de responsable.

OTRAS DISPOSICIONES

En todo caso, estas Políticas de Privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y a los derechos que le corresponden.

Así mismo, se deja constancia que cualquier violación o proceder contrario a lo señalado en la presente política se considerará como una falta grave en los términos de numeral 6. del literal a) del artículo 7 del decreto 2351 de 1965, norma que subrogó el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.

LEGISLACIÓN VIGENTE.

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012

Decreto 1727 de 2009 Decreto 2952 de 2010. Decreto 1377 de 2013

Decreto 886 de 2014
Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día 12 de octubre de 2017